Negotiation Meeting Board
Exitplant — Build Operational Control
CV Grapiku Studio · Quotation No. 001-Exitplant · PT Alchemie Berkah Bersama
IDR 190 Juta · Year 1
FRAME 01
Kondisi Nyata Sekarang
Dua agent lintas negara sudah berjalan — tapi infrastruktur yang menopangnya belum siap untuk itu
2
agent aktif lintas negara
Indonesia + UK (RPS)
Indonesia + UK (RPS)
~500
item/batch di UK
50 user × 5–10 item
50 user × 5–10 item
IDR+USD
dua mata uang
dikelola di workspace yang sama
dikelola di workspace yang sama
Pernah
salah hitung terjadi
tidak ada satu sumber kebenaran
tidak ada satu sumber kebenaran
Kondisi saat ini
| Operasional | Kondisi Sekarang | Titik Rawan | Setelah Sistem |
|---|---|---|---|
| Agent Indonesia ~50 pembeli/batch · IDR |
Order masuk via WhatsApp, diinput manual ke Monday | Tidak ada pemisahan data per agent di workspace yang sama | Workspace terpisah per agent |
| Agent UK — RPS ~50 user · 250–500 item/batch · USD |
Volume item 5–10× lebih tinggi per user, koordinasi tetap via WhatsApp | Volume besar + mata uang USD dikelola manual di Monday yang sama dengan IDR | Multi-currency otomatis |
| Rate USD harian Disepakati bersama tiap hari |
Rate dikomunikasikan via WhatsApp, diterapkan manual ke setiap transaksi | Kalau rate tidak dicatat di sistem, tidak ada cara memverifikasi transaksi lama | Rate dikunci per hari, tercatat & bisa diaudit |
| Thailand — onboarding tahun ini Agent ke-3 masuk 2025 |
Belum ada alur yang siap menerimanya | Onboarding ke workspace yang sudah penuh = menambah kompleksitas di atas kompleksitas | Onboarding terstruktur sejak hari pertama |
| Semua batch berjalan paralel setiap hari | Indonesia dan UK bisa punya 2–3 batch aktif bersamaan — status ada di kepala admin, bukan di sistem | Satu dashboard, semua terpantau | |
Tiga Tools Berbayar — Tapi Tidak Ada yang Menghubungkan Ketiganya
| Tools Aktif Sekarang | Estimasi Biaya/Bulan | Gap yang Belum Tertutup | Status |
|---|---|---|---|
| Monday.com — 6 seat Indonesia + UK dalam 1 workspace |
~Rp1,2–2,4jt | Data 2 negara, 2 mata uang, bercampur dalam satu tempat tanpa pemisahan | Tidak terstruktur per negara |
| Qontak CRM & komunikasi |
~Rp500rb–1,5jt | Data pembeli Indonesia dan UK tidak tersinkron ke Monday atau Jurnal | Terfragmentasi |
| Mekari Jurnal Akuntansi & keuangan |
~Rp200–600rb | Menerima angka dari Monday yang sudah dicampur IDR dan USD secara manual | Rentan salah kurs + double entry |
| Total/bulan | ~Rp1,9–4,5jt | Tiga tools jalan sendiri-sendiri — semakin besar volume dan semakin banyak negara, semakin besar risikonya | |
Dalam 3 tahun: Rp68–162jt keluar untuk tools yang tidak terintegrasi — tanpa membangun aset apapun yang dimiliki Exitplant.
Exitplant sudah beroperasi lintas negara — Indonesia dan UK sudah berjalan bersamaan hari ini. Tapi infrastruktur yang menopangnya masih dirancang untuk satu agent lokal. Salah hitung yang pernah terjadi bukan kebetulan — itu sinyal bahwa sistem yang ada belum sepadan dengan skala yang sudah dicapai. Dan Thailand belum masuk.
FRAME 02
ROI yang Bisa Dihitung
Dari data nyata Exitplant
Value 01 — Kontrol Lintas Negara
Indonesia + UK Terpantau dari Satu Tempat
Sekarang dua agent di dua negara berjalan di workspace yang sama tanpa pemisahan yang jelas. Sistem memberi visibilitas penuh per agent, per negara, per batch — admin tidak perlu mengingat konteks masing-masing secara manual.
Value 02 — Rate USD Terkunci
Rate Harian Disepakati, Dicatat, Bisa Diaudit
Sekarang rate USD disepakati lewat WhatsApp dan diterapkan manual ke tiap transaksi — tidak ada catatan resmi di sistem. Dengan sistem, rate harian dikunci dan tercatat per transaksi — audit jadi mungkin dilakukan kapan saja.
Value 03 — Fondasi Onboarding
Thailand Masuk ke Sistem, Bukan ke Chaos
Onboarding Thailand ke workspace Monday yang sudah penuh = menambah kompleksitas di atas kompleksitas yang ada. Dengan sistem baru, Thailand punya alur yang sudah terdefinisi sejak hari pertama.
Proyeksi Nilai Berdasarkan Kondisi Nyata Exitplant
| Skenario | Kondisi Sekarang | Setelah Sistem | Dampak |
|---|---|---|---|
| Visibilitas Batch Paralel Indonesia + UK berjalan bersamaan |
Status tiap batch ada di kepala admin — tidak ada satu tampilan terpusat | Semua batch dari semua negara terpantau real-time dalam satu dashboard | Kontrol penuh, risiko terlewat → nol |
| Rate USD Harian Terkunci UK transaksi dalam USD |
Rate disepakati via WhatsApp, diterapkan manual — tidak ada catatan resmi yang bisa diaudit | Rate dikunci di sistem per hari — setiap transaksi UK tercatat pakai rate berapa, kapan | Transparansi & auditabilitas terjaga |
| Eliminasi Salah Hitung PO, invoice, deduction agent |
Input ulang Monday → Jurnal secara manual — sudah pernah terjadi salah hitung | Auto-generate dari satu sumber data — tidak ada celah input ulang | Error manusia dieliminasi |
| Onboarding Thailand Agent ke-3 masuk tahun ini |
Tidak ada alur yang siap menerimanya — masuk ke workspace yang sudah kompleks | Onboarding terstruktur dengan alur yang sudah terdefinisi | Scale tanpa chaos baru |
| Konsolidasi Tools Monday + Qontak + Jurnal |
~Rp1,9–4,5jt/bulan untuk 3 tools yang tidak terintegrasi | Sebagian fungsi bisa dikonsolidasi ke sistem baru | ~Rp23–54jt/tahun bisa dievaluasi |
Kalkulasi perspektif — bukan janji angka
Skala yang sudah ada vs infrastruktur yang menopangnya
Indonesia: ~50 pembeli/batch · Rp90jt/bulan
UK (RPS): ~50 user × 5–10 item = 250–500 item/batch · USD
Thailand: onboarding tahun ini
Rate USD disepakati harian — tapi belum tercatat di sistem, belum bisa diaudit.
Biaya tools 3 tahun ke depan: Rp68–162jt habis tanpa aset.
Sistem Rp190jt bukan untuk bisnis yang akan datang — ini untuk bisnis yang sudah berjalan hari ini.
UK (RPS): ~50 user × 5–10 item = 250–500 item/batch · USD
Thailand: onboarding tahun ini
Rate USD disepakati harian — tapi belum tercatat di sistem, belum bisa diaudit.
Biaya tools 3 tahun ke depan: Rp68–162jt habis tanpa aset.
Sistem Rp190jt bukan untuk bisnis yang akan datang — ini untuk bisnis yang sudah berjalan hari ini.
Yang Akan Terjadi Jika Thailand Masuk Tanpa Sistem
- Tiga agent dari tiga negara masuk ke satu workspace Monday — tidak ada pemisahan data yang jelas
- USD, IDR, dan THB dikelola manual secara bersamaan — risiko selisih kurs berlapis
- Batch paralel dari 3 negara sekaligus — admin harus ingat konteks masing-masing tanpa bantuan sistem
- Kalau 1 admin kunci tidak masuk, tidak ada sistem yang bisa dipegang orang lain
- Salah hitung yang pernah terjadi akan lebih sering — karena volume dan kompleksitasnya bertambah
FRAME 03
Mengapa Rp 190 Juta — Bukan Lebih Murah, Bukan Lebih Mahal
Apa yang Exitplant dapatkan dari setiap rupiah yang diinvestasikan
Phase 1 — Blueprint
Rp 8 juta
- UX Discovery & Problem Mapping
- Alur kerja untuk semua peran
- Kerangka desain & style guide
- Prototyping Admin + Agent UI
- Backlog siap untuk development
Tanpa blueprint, development bisa berjalan ke arah yang tidak tepat. Ini adalah perlindungan terbesar untuk seluruh investasi yang dikeluarkan.
Phase 2 — Admin Dashboard
Rp 97 juta
- Sistem order terpusat + approval workflow
- Generate PO & Invoice PDF otomatis
- Ringkasan keuangan & logika potongan
- Kontrol akses berbasis peran
- UAT, deployment, pelatihan tim
Ini menggantikan Monday.com + proses manual + human error dalam satu sistem yang sepenuhnya dimiliki Exitplant.
Phase 3 — Agent Dashboard
Rp 85 juta
- Input order interaktif (familiar seperti Monday)
- Manajemen Buyer & Supplier
- Sinkronisasi real-time dengan Admin
- Packing slip auto-generate
- Siap integrasi API kurir
Inilah yang mengubah Exitplant dari alat internal menjadi platform yang bisa tumbuh ke ratusan agent.
Tiga Pilihan yang Ada — Semuanya Punya Harga
| Pilihan | Biaya Tahun Ini | Yang Didapat | Yang Tidak Selesai |
|---|---|---|---|
| Bangun sistem Rp190jt · dibayar bertahap |
Rp190jt 10-20-30-30-10% |
Sistem operasional dimiliki penuh. Indonesia + UK + Thailand onboarding berjalan di atas fondasi yang sama. | Semua masalah inti terselesaikan |
| Tambah 1 admin entry data Solusi paling cepat saat ini |
Rp48–72jt/tahun recurring, setiap tahun |
Beban terbagi. Admin yang ada tidak burnout dalam jangka pendek. | Data tetap terfragmentasi di 3 tools. Salah hitung tetap mungkin terjadi. |
| Tidak tambah siapapun Volume naik, tim tetap sama |
Rp0 tidak ada pengeluaran baru |
Tidak ada pengeluaran tambahan dalam jangka sangat pendek. | Kualitas input menurun seiring volume naik. Burnout → resign → pengetahuan operasional ikut pergi. |
Yang membedakan ketiganya bukan hanya angkanya — tambah admin dan tidak tambah siapapun sama-sama tidak menyentuh akar masalahnya. Rp190jt adalah satu-satunya pilihan yang menyelesaikan masalah, bukan menundanya.
Perbandingan: jika beli di luar
Kalau tidak bangun sistem sendiri, berapa yang harus dikeluarkan?
SaaS sejenis (Shipbob, Cin7, dll): USD 300–800/bulan = Rp55–145jt/tahun, tanpa kustomisasi
Tambah admin entry data: Rp4–6jt/bulan = Rp48–72jt/tahun, masalah tetap ada
Agensi custom dev Jakarta tier-1: Rp 300–500jt untuk scope yang sama
Rp 190jt dari Grapiku = dibangun khusus, sepenuhnya milik Exitplant, siap produksi.
Tambah admin entry data: Rp4–6jt/bulan = Rp48–72jt/tahun, masalah tetap ada
Agensi custom dev Jakarta tier-1: Rp 300–500jt untuk scope yang sama
Rp 190jt dari Grapiku = dibangun khusus, sepenuhnya milik Exitplant, siap produksi.
Yang Sudah Termasuk — Tanpa Biaya Tambahan
- Lingkungan UAT & perbaikan bug
- Deploy ke production
- Monitoring setelah go-live
- 3 bulan dukungan pasca-peluncuran
- Pelatihan & dokumentasi sistem
- Kepemilikan penuh source code
- Staging server selama pengembangan
FRAME 05
Langkah Selanjutnya — Apa yang Terjadi Kalau Kita Sepakat Hari Ini
Satu keputusan hari ini
menggerakkan operasional Exitplant
untuk tahun-tahun ke depan.
Proposal ini berlaku 30 hari. Semakin cepat dimulai, semakin cepat sistem berjalan — sebelum volume transaksi bertambah dan kompleksitas makin sulit dikendalikan.
Opsi A
Full Year 1
Rp 190 juta
Blueprint + Admin + Agent Dashboard
Pembayaran: 10-20-30-30-10%
Pembayaran: 10-20-30-30-10%
Opsi B — Bertahap
Phase 1 + 2 Dulu
Rp 105 juta
Blueprint + Admin Dashboard live
Phase 3 lanjut setelah sistem berjalan
Phase 3 lanjut setelah sistem berjalan
Opsi C — Infrastruktur
+ Setup Server
+Rp 72 juta
GCP production environment
Security hardening + monitoring
Security hardening + monitoring
Board ini disiapkan oleh CV Grapiku Studio untuk sesi negotiation meeting dengan PT Alchemie Berkah Bersama (Exitplant International) · Quotation No. 001-Exitplant
ROI Simulator
Geser parameter sesuai kondisi untuk melihat estimasi dampak finansialnya.
Exitplant · Grapiku Studio
Skenario Cepat
Operasional
Jumlah Agent Aktif 1
1510
User per Batch (per agent) 50
10100200
Item per User (rata-rata) 7
11020
Batch per Bulan (per agent) 2
148
Finansial
Omzet per Agent/ Bulan
juta Rp
Gaji Admin Entry Data
juta Rp / bulan
Biaya Monday per Seat
ribu Rp / bulan
Kalkulasi Risiko
Waktu Pulih per Insiden Error 2 jam
30 mnt4 jam8 jam
Frekuensi Error per Bulan 2×
1×5×10×
Order Canceled / Bulan 1
01020
Nilai Rata-rata per Order
juta Rp
Batas Agent Tanpa Sistem 2
135
Omzet Total/ Bulan
—
semua agent aktif
Total Item/ Bulan
—
seluruh batch paralel
Batch Paralel/ Bulan
—
berjalan bersamaan
Cost Tanpa Sistem/ Bulan
—
admin + Monday seats
Cost Tanpa Sistem/ Tahun
—
tanpa membangun aset
Admin Dibutuhkan
—
estimasi tanpa sistem
Biaya Waktu Terbuang per Error
—
—
Revenue Hilang dari Canceled Order
—
—
Total Kerugian Tersembunyi / Bulan
—
—
Kapasitas Growth — Dengan vs Tanpa Sistem
Omzet Sekarangkondisi saat ini
—
Potensi dengan Sistemhingga 10 agent
—
Batas Tanpa Sistemadmin overload
—
Perbandingan Pilihan — Tahun Ini
| Pilihan | Biaya Tahun Ini | Masalah Selesai? | Aset Dibangun? | Status |
|---|---|---|---|---|
| Bangun Sistem Grapiku · Year 1 |
Rp190jt bertahap |
Ya, semua | Dimiliki penuh | Rekomendasi |
| Tambah Admin entry data manual |
— recurring/tahun |
Tidak ada | Sementara | |
| Tidak Tambah Siapapun volume naik, tim tetap |
Rp0 + risiko | Tidak ada | Risiko tinggi | |
| Tambah Monday Seat scale tools saja |
— /tahun, tanpa kustomisasi |
Tidak ada | Masalah tetap |
Visualisasi Biaya Tahunan
Bangun SistemYear 1 · sekali
Rp190jt
Rp190jt
Tambah Adminper tahun · recurring
—
Monday Seatsper tahun · recurring
—
Kerugian Tersembunyierror + canceled / tahun
—
Dengan 1 agent aktif,
ini gambarannya.
Sesuaikan parameter di kiri untuk melihat bagaimana angka berubah sesuai kondisi nyata Exitplant.
Omzet total / bulan—
Kerugian tersembunyi / bulan—
Cost tanpa sistem / tahun—
Total exposure vs Rp190jt—
Estimasi balik modal—
Semua angka adalah estimasi untuk keperluan ilustrasi negosiasi.
Angka aktual perlu divalidasi bersama tim Exitplant di sesi Blueprint.
CV Grapiku Studio · Quotation No. 001-Exitplant
Angka aktual perlu divalidasi bersama tim Exitplant di sesi Blueprint.
CV Grapiku Studio · Quotation No. 001-Exitplant
Ruang Diskusi
Pertanyaan yang wajar muncul — dan bagaimana meresponsnya dengan jujur
FRAME 04
Ruang Diskusi
Pilih topik yang ingin dibahas lebih dalam
"Bisa tidak harganya diturunkan?"
Pertanyaan ini sangat wajar, dan kami menghargainya. Yang bisa kami tawarkan bukan pengurangan harga, melainkan fleksibilitas pada scope atau urutan fase — misalnya, mulai dengan Phase 1 + Phase 2 saja dulu (Rp 105 juta), sementara Phase 3 dilanjutkan setelah sistem berjalan dan hasilnya sudah terasa nyata. Yang tidak bisa kami kompromikan adalah kualitas arsitektur dan keamanan sistem — karena itulah yang memastikan sistem ini tahan lama.
Opsi bertahap tersediaPhase 1+2 = Rp 105jt
Mulai dari Phase 1+2 adalah pilihan yang solid — Exitplant sudah bisa beroperasi lebih terstruktur, dan Phase 3 menyusul setelah ROI nyata terbukti.
"8 bulan terasa lama — bisakah lebih cepat?"
Kami dengar kekhawatirannya, dan ada kabar baik: Admin Dashboard sudah bisa live di bulan ke-3 atau ke-4. Artinya, Exitplant tidak perlu menunggu 8 bulan untuk mulai merasakan manfaatnya — tim sudah bisa beroperasi lebih terstruktur sejak pertengahan jalan, sementara Agent Dashboard dibangun paralel. Yang perlu kami jaga bersama: membangun terlalu cepat tanpa blueprint yang matang justru lebih mahal — karena rework di tengah jalan menghabiskan waktu dan anggaran jauh lebih besar.
Admin Dashboard live bulan ke-4Manfaat terasa sejak awal
Blueprint yang kuat di awal adalah yang membuat timeline 8 bulan bisa dipercaya — bukan asumsi, tapi rencana yang sudah diperhitungkan.
"Bagaimana kalau kebutuhan kami berubah di tengah jalan?"
Itulah tepatnya mengapa kami menempatkan Phase 1 Blueprint di awal. Semua perubahan yang disepakati selama fase blueprint tidak dikenakan biaya tambahan — ini adalah momen untuk benar-benar memastikan semua kebutuhan terdokumentasi. Setelah blueprint disetujui, perubahan yang masuk dikelola melalui proses change request yang transparan, lengkap dengan impact assessment yang jelas — tidak ada biaya kejutan.
Blueprint = proteksi dari biaya mendadak
Lebih baik luangkan waktu di fase blueprint daripada mengubah sesuatu di tengah development. Kami selalu terbuka untuk diskusi panjang di sana.
"Kami khawatir agent tidak mau pakai sistem baru ini"
Kekhawatiran ini masuk akal — adopsi sistem baru memang sering jadi tantangan tersendiri. Itulah mengapa Agent Dashboard kami rancang dengan tampilan dan alur yang sudah terasa familiar, seperti Monday yang selama ini mereka gunakan. Selain itu, proses onboarding, panduan penggunaan, dan sesi pelatihan sudah termasuk dalam scope. Kami juga menyediakan masa transisi di mana template Excel/Sheet tetap bisa digunakan sebelum agent dashboard aktif sepenuhnya — tidak ada perpindahan mendadak.
UX familiarMasa transisi tersediaPelatihan termasuk
Kami percaya adopsi yang baik dimulai dari desain yang baik — bukan dari paksaan. Agent harus merasa terbantu, bukan terbebani.
"Year 1 Rp190jt — berarti Year 2 ada cost lagi dong?"
Betul, Year 2 ada pengembangan lanjutan — dan itu memang bagian dari roadmap. Tapi ada perbedaan mendasar: di Year 2 kita tidak membangun fondasi lagi. Semua infrastruktur, arsitektur sistem, dan alur operasional sudah ada dan sudah terbukti berjalan. Yang dilakukan di Year 2 adalah menambahkan fitur di atasnya — lebih cepat, lebih fokus, dan biayanya jauh lebih rendah dari Year 1. Yang paling mahal selalu di Year 1, karena di situlah fondasinya dibangun dari nol.
Fondasi tidak dibangun ulangYear 2 lebih cepat & lebih ringan
Bandingkan dengan tambah admin — biayanya memang lebih kecil per bulan, tapi berjalan setiap tahun tanpa henti dan tidak pernah menghasilkan aset.
Board ini disiapkan oleh CV Grapiku Studio untuk sesi negotiation meeting dengan PT Alchemie Berkah Bersama (Exitplant International) · Quotation No. 001-Exitplant